🕛 Löschkonzept – Jahreswechsel – Aufbewahrungsfristen – DSGVO
Die technischen Herausforderungen, die ein Löschkonzept berücksichtigen muss, sind zahlreich. Dazu gehören unter anderem die Bereitstellung von passendem Equipment sowie die Verfügbarkeit von Personal, das über die notwendige Qualifikation verfügt.
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen gemäß Art. 32 Absatz 1 b DSGVO zur Sicherung ihrer Daten. Diese Sicherung sollte eine selektive Löschung einzelner Datensätze ermöglichen, was in den meisten Sicherungssystemen jedoch bisher noch nicht der Fall ist.
Das Löschkonzept - smarte Lösungen gemäß der DSGVO
Um die Spannung zwischen der Verpflichtung zur Vernichtung von Daten und der Absicherung von Daten aufzulösen, ist ein sorgfältig dokumentiertes und ausgearbeitetes Löschkonzept im Rahmen der DSGVO entscheidend. Dieses Konzept beinhaltet spezifisch die entsprechende Zweckbestimmung als Grundlage des Erhebens und Verarbeitens von Daten. Überdies ist es unerlässlich, den Zweck so exakt wie möglich zu beschreiben..
Löschkonzept -Inhalte
Es gibt verschiedene Arten von Daten, die in Unternehmen erhoben werden. Dazu gehören Kundendaten, Mitarbeiterdaten und Partnerdaten. So können zum Beispiel für Kundendaten unterschiedliche Löschfristen gelten als für Mitarbeiterdaten. Auch der HR-Bereich verarbeitet andere Datentypen wie das Marketing. Daher ist es wichtig, Regeln für das Löschen von Daten festzulegen und diese entsprechend umzusetzen. Personenbezogene Daten werden in verschiedenen Systemen gespeichert, zum Beispiel in Back-Ups, Mailinglisten oder Exceltabellen. Auch Ticketsysteme können personengebundene Daten enthalten. Es ist daher notwendig, alle Systeme zu identifizieren und zu dokumentieren, in denen eine Verarbeitung personengebundener Daten stattfindet. Wenn die Daten an Dritte weitergeleitet wurden, müssen auch hier die passenden Regeln befolgt werden.
Es gibt keine allgemeingültige Lösung für ein Löschkonzept, da jedes Unternehmen und Abteilung eine andere Vorgehensweise benötigt. Wir können Ihnen aber eine Anleitung geben, wie Sie Schritt für Schritt ein für Sie passendes Löschkonzept erstellen können. Gehen Sie alle Punkte des Kapitels “Was muss ein Löschkonzept beinhalten?” Punkt für Punkt durch und beginnen Sie mit dem Erstellen des Löschkonzepts für jeden Unternehmensbereich. Definieren Sie vor dem Erstellen des Konzepts die jeweilige gesetzliche Grundlage für die Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten, sodass Ihre Mitarbeiter direkt auf die entsprechenden Dokumente zugreifen können.
