Jahreswechsel

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Michaela Schröers
Michaela Schröers

🕛 Jahreswechsel – Aufbewahrungsfristen – DSGVO

Jahreswechsel | Zu Beginn eines jeden Jahres ist es ratsam, sich Gedanken darĂŒber zu machen, welche Dokumente aufbewahrt und welche gelöscht werden sollten.

Es ist jedes Jahr aufs Neue wieder so weit: Die GeschĂ€ftsbuchhaltung muss ĂŒberprĂŒft und aufgerĂ€umt werden. Doch was genau muss aufbewahrt und was kann weggeschmissen werden? Diese Frage ist nicht immer einfach zu beantworten, da manche Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen haben. Unsere FAQ soll Ihnen bei den wichtigsten Fragen weiterhelfen.

Welche Unterlagen dĂŒrfen zu Beginn des Jahres entsorgt werden?

Man sollte die ruhige Phase zu Beginn des Jahres nutzen, um unnötige Dokumente (natĂŒrlich in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien) zu entsorgen, wenn mehr Platz im Aktenschrank benötigt wird. Dabei ist zu beachten, dass fĂŒr verschiedene Dokumente unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen gelten.

10 Jahre aufbewahren:

BĂŒcher und Aufzeichnungen, JahresabschlĂŒsse, Inventare, Lageberichte sowie Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. Dazu gehören auch Buchungsbelege, Rechnungen sowie KontoauszĂŒge. Zollanmeldungen mit Hilfe von DatentrĂ€gern abzugeben ist verpflichtend, außer in besonderen FĂ€llen, in denen die Zollbehörden auf die Vorlage der entsprechenden Unterlagen verzichten möchten.

6 Jahre aufbewahren:

Kopien von gesendeten kommerziellen und geschĂ€ftlichen Schreiben, fĂŒr steuerliche Zwecke relevante Dokumente, Mahnschreiben und Angebote, die ĂŒberzeugend formuliert sind. Handels- und GeschĂ€ftsbriefe sind besonders wichtige Unterlagen, um Ihre Steuerlast zu minimieren. Diese Briefe beinhalten detaillierte Informationen ĂŒber Ihre EinkĂŒnfte und ermöglichen es den Finanzbehörden, die Angaben aufgrund von PrĂŒfungsergebnissen zu verifizieren. Kopien dieser Briefe sind deshalb ebenfalls wichtige Unterlagen, die Sie besser aufbewahren sollten. Mahnbescheide sind hĂ€ufig der Beginn eines langwierigen Verfahrens, das mit einer ungewollten Zahlung endet. Daher sollten Sie solche Bescheide genauestens lesen und prĂŒfen, ob tatsĂ€chlich eine Zahlungsforderung besteht oder ob Sie eventuell rechtliche Schritte einleiten könnnen. Wenn Letzteres der Fall ist, könnte es ratsam sein, einen Fachmann fĂŒr Steuerrecht hinzuzuziehen. Angebote von anderen Personen sind keine offizielle Aufforderung zur Zahlung von Geldern. Daher sollten Sie immer genau prĂŒfen, ob das Angebot fĂŒr Sie interessant ist oder nicht – insbesondere im Hinblick auf mögliche Risiken wie die Frage der Haftbarkeit bei eventuell auftretendem Schaden.

Aufbewahrungspflicht:

Die Frist zur Aufbewahrung, beginnend beim Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung ins Buch, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht erstellt, ein Handels- oder GeschĂ€ftsbrief empfangen oder verschickt, ein Buchungsbeleg erstellt oder andere Unterlagen entstanden sind, gilt ebenfalls. Beachten Sie jedoch, dass die Aufbewahrungsfrist fĂŒr VertrĂ€ge, z.B. SozialversicherungsvertrĂ€ge oder MietvertrĂ€ge erst nach dem Ende der Vertragsdauer beginnt.

Löschkonzept:

Unternehmen sind nach Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet, ein Löschkonzept zu erstellen. Link Löschkonzept

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