🕛 Jahreswechsel – Aufbewahrungsfristen – DSGVO
Jahreswechsel | Zu Beginn eines jeden Jahres ist es ratsam, sich Gedanken darüber zu machen, welche Dokumente aufbewahrt und welche gelöscht werden sollten.
Es ist jedes Jahr aufs Neue wieder so weit: Die Geschäftsbuchhaltung muss überprüft und aufgeräumt werden. Doch was genau muss aufbewahrt und was kann weggeschmissen werden? Diese Frage ist nicht immer einfach zu beantworten, da manche Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen haben. Unsere FAQ soll Ihnen bei den wichtigsten Fragen weiterhelfen.
Welche Unterlagen dürfen zu Beginn des Jahres entsorgt werden?
Man sollte die ruhige Phase zu Beginn des Jahres nutzen, um unnötige Dokumente (natürlich in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien) zu entsorgen, wenn mehr Platz im Aktenschrank benötigt wird. Dabei ist zu beachten, dass für verschiedene Dokumente unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen gelten.
10 Jahre aufbewahren:
Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte sowie Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. Dazu gehören auch Buchungsbelege, Rechnungen sowie Kontoauszüge. Zollanmeldungen mit Hilfe von Datenträgern abzugeben ist verpflichtend, außer in besonderen Fällen, in denen die Zollbehörden auf die Vorlage der entsprechenden Unterlagen verzichten möchten.
6 Jahre aufbewahren:
Kopien von gesendeten kommerziellen und geschäftlichen Schreiben, für steuerliche Zwecke relevante Dokumente, Mahnschreiben und Angebote, die überzeugend formuliert sind. Handels- und Geschäftsbriefe sind besonders wichtige Unterlagen, um Ihre Steuerlast zu minimieren. Diese Briefe beinhalten detaillierte Informationen über Ihre Einkünfte und ermöglichen es den Finanzbehörden, die Angaben aufgrund von Prüfungsergebnissen zu verifizieren. Kopien dieser Briefe sind deshalb ebenfalls wichtige Unterlagen, die Sie besser aufbewahren sollten. Mahnbescheide sind häufig der Beginn eines langwierigen Verfahrens, das mit einer ungewollten Zahlung endet. Daher sollten Sie solche Bescheide genauestens lesen und prüfen, ob tatsächlich eine Zahlungsforderung besteht oder ob Sie eventuell rechtliche Schritte einleiten könnnen. Wenn Letzteres der Fall ist, könnte es ratsam sein, einen Fachmann für Steuerrecht hinzuzuziehen. Angebote von anderen Personen sind keine offizielle Aufforderung zur Zahlung von Geldern. Daher sollten Sie immer genau prüfen, ob das Angebot für Sie interessant ist oder nicht – insbesondere im Hinblick auf mögliche Risiken wie die Frage der Haftbarkeit bei eventuell auftretendem Schaden.
Aufbewahrungspflicht:
Die Frist zur Aufbewahrung, beginnend beim Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung ins Buch, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht erstellt, ein Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder verschickt, ein Buchungsbeleg erstellt oder andere Unterlagen entstanden sind, gilt ebenfalls. Beachten Sie jedoch, dass die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z.B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge erst nach dem Ende der Vertragsdauer beginnt.
Löschkonzept:
Unternehmen sind nach Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet, ein Löschkonzept zu erstellen. Link Löschkonzept
